Der Mensch und seine Arbeitsleistung bleiben – unabhängig von der weiteren wirtschaftlichen Entwicklung – die Schlüsselfaktoren für den Erfolg und für das Wachstum in der Zukunft. Der demographische Wandel am Arbeitsmarkt und die auf wenig Begeisterung stoßende Bereitschaft mehr zu arbeiten, untermauern diese Einschätzung.
Um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, müssen daher alle Möglichkeiten ergriffen werden, um die knappe Ressource Mensch effektiver, effizienter und intelligenter zu nutzen und die Produktivität – auch durch den Einsatz moderner Technologien – zu steigern. In den nächsten Zeilen zeigen wir auf, wie das gelingen kann.
Unternehmen rechnen auch in Zukunft damit, nur schwer geeignete und einsatzwillige Mitarbeiter zu finden. Da Spitzenkräfte erfahrungsgemäß gehalten werden, bleibt die Knappheit an gutem Personal weiterhin bestehen. Weniger junge Menschen rücken ins Berufsleben nach, während die geburtenstarken Jahrgänge der Babyboomer in Pension gehen. Jene die nachrücken, möchten tendenziell weniger Stunden leisten. Dieser demografische Umstand führt zu einem strukturellen Problem.
Einige Schritte, um die Produktivität, trotz dieser Herausforderung, zu steigern:
Jene Mitarbeiter, die man hat, richtig einsetzen.
Ordnen Sie die richtigen Aufgaben, den richtigen Mitarbeitern zu – einzelne Interessen und Kompetenzen stets im Blick.
Bestehende Prozesse und Arbeitsschritte kritisch hinterfragen.
Hören Sie nie auf, den Status Quo in Frage zu stellen.
Stifte ich mit diesem Schritt Mehrwert?
Geht es auch einfacher?
Bürde ich meinen Mitarbeitern unnötige Mehrarbeit auf?
Was kann man streichen?
Neue Dinge erlernen, alte Dinge verlernen.
Befreien Sie sich regelmäßig von alten Dingen, wie längst überholten und kräfteraubenden Routinen, um mit dem Veränderungstempo von heute Schritt zu halten – und geistige Kapazitäten für Neues zu schaffen.
Neue Technologien aufgreifen.
Verschwendung ist unleistbar geworden. Schöpfen Sie daher alle Möglichkeiten der Automatisierung und des richtigen Einsatzes von Künstlicher Intelligenz aus. So kann ein Teil der jetzt und künftig erforderlichen zeitfressenden Aufgaben und Arbeiten an Maschinen übertragen werden. Informieren Sie sich gut und verlieren Sie keine Zeit. Die Auswahl der richtigen KI-Tools wird zu einer strategischen Entscheidung. Laut einer Umfrage des „Handelsblatt“ sind 70 % der DAX-Konzerne davon überzeugt, dass KI zu einer Änderung ihres Geschäftsmodelles führt.
Neue Technologien – richtig – nutzen.
Sorgen Sie für Verständnis. Ihre Mitarbeiter müssen die Gründe für die Einführung der neuen Technologie nachvollziehen können. Der Mehrwert muss gesehen werden. Nur dann machen Schulungsmaßnahmen auch Sinn. Ergänzen Sie die theoretische Schulung durch praktische Übungen oder Workshops, in welchen die Mitarbeiter die neue Technologie selbst ausprobieren und Erfolgserlebnisse sammeln können.
Wichtig: Schaffen Sie unternehmensinterne Richtlinien im Umgang mit KI-Tools. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise darauf hin, dass sie keine vertraulichen oder sensiblen Unternehmensinformationen oder personenbezogenen Daten an öffentlich zugängliche KI-Systeme weitergeben dürfen. Schärfen Sie auch deren Bewusstsein für das kontinuierliche Überprüfen der KI-generierten Ergebnisse. Eine kritische Grundhaltung gegenüber Künstlicher Intelligenz ist unbedingt notwendig. Damit sich kein blindes Vertrauen einschleicht, braucht es fundiertes Wissen über die Funktionsweise. Darüber, was möglich ist und wo KI an ihre Grenzen stößt. Entscheidungsprozesse müssen verstanden und interpretiert werden können.
Greifen Sie je nach Bedarf auf Spezialisten zurück. Compliance und Risiken im Zusammenhang mit KI müssen im Blick behalten werden. Daten müssen analysiert und strukturiert werden. Algorithmen optimiert. Kurzum: Neue Jobfelder tun sich auf. Vom Data Scientist, über den KI-Spezialisten bis hin zum Prompt Engineer.
Prompt Engineering – mögliche Beratungsspezialisierung bei SHS? Ein Blick in die Zukunft.
Das Zusammenspiel von Menschen und Künstlicher Intelligenz wird zu einem erfolgskritischen Produktivitätsfaktor in Unternehmen.
Clemens Satke, Geschäftsführer SHS
Eine Studie des Massachusetts Institute of Technology (MIT) beschäftigte sich damit, wie gut ausgebildete Wissensarbeiter von KI profitieren können. Das Ergebnis war ein Produktivitätszuwachs von 35 %.
Maßgeblich hierfür ist die generative KI. Diese produziert neue Inhalte, anstatt nur auf vordefinierte Daten und Befehle zu reagieren. Die Grundlage von generativer KI sind Techniken des maschinellen Lernens und insbesondere des Deep Learning. Anwendungsfälle können beispielsweise Textgenerierung, Bildsynthese, Musikkomposition oder Videoerstellung sein. Die Qualität der Ergebnisse steht und fällt mit sogenannten Prompts.
Die wohl prominenteste generative KI, ChatGPT, erklärt, was ein Prompt ist.
Hilfreiche Tipps zur Formulierung von Prompts:
Fragen Sie sich zu Beginn Folgendes:
Welches Ziel soll mit dem Prompt erreicht werden?
Wofür soll das Ergebnis eingesetzt werden?
Geben Sie der KI so viel Kontext wie möglich.
Sorgen Sie für eine klare Definition der Aufgabe.
Vermeiden Sie Fachjargon oder Umgangssprache.
Vermeiden Sie verschachtelte Sätze.
Definieren Sie Textlänge und Darstellungsform.
Geben Sie sich nicht gleich mit dem ersten Ergebnis zufrieden, sondern fragen Sie weiter, um sicherzustellen, dass die Antwort Ihren Anforderungen und Erwartungen entspricht.
Nutzen Sie die KI, um Ihr Prompt Engineering zu verbessern.
Beim Prompt Engineering werden die Eingabebefehle (Prompts) an eine KI laufend optimiert, um bestmögliche Ergebnisse zu erlangen. So kann diese Entwicklung aussehen: Grundprompt: „Erzähle mir etwas über Paris.“ Spezifischer Prompt: „Kannst du mir Informationen über berühmte Sehenswürdigkeiten in Paris geben?“ Detaillierter Prompt: „Kannst du mir detaillierte Informationen über die Sehenswürdigkeiten in Paris geben, wie den Eiffelturm, das Louvre-Museum und die Kathedrale Notre-Dame? Ich interessiere mich für Öffnungszeiten und die besten Zeiten für Besuche.“
Durch die schrittweise Verfeinerung der Prompts kann sichergestellt werden, dass der Chatbot genau versteht, wonach Sie suchen, und relevante Informationen liefert.
Legen Sie sich eine eigene Prompt Engineering Bibliothek an.
Gemeint sind Sammlungen von Anweisungen an eine KI, welche bereits optimale Ergebnisse erzielt haben. Eingaben müssen damit nicht immer wieder von Grund auf neu entwickelt werden.
Menschen werden also produktiver. Unternehmen konkurrenzfähiger.
In vielen Fällen aber kann KI dazu führen, dass Arbeitsplätze überflüssig werden. Laut einer Studie der Investmentbank Goldman Sachs könnten etwa zwei Drittel der derzeitigen Arbeitsplätze bis zu einem gewissen Grad durch KI-Automatisierung ersetzt werden. Generative KI könne bis zu einem Viertel der derzeitigen Arbeit komplett ersetzen. Die meisten Arbeitsplatzverluste dürften Prognosen zufolge u.a. Jobs zur Bürounterstützung, den Kundendienst und den Verkauf betreffen. Es folgen einige Beispiele, wie generative KI jetzt schon den Arbeitsalltag erleichtert.
7 ChatGPT Use Cases im Unternehmen:
🔗 Unterstützung im Projektmanagement.
Unstrukturierte Projektinformationen können zum Beispiel für SCRUM-Developer mithilfe der KI eingelesen und in User Stories umgeschrieben werden.
🔗 Vergleich verschiedener Softwareprogramme.
Verschiedene Arten von Software (etwa aus den Bereichen Instandhaltung/CMMS, HR und Projektmanagement) können nach Kosten, Funktionen, Service, Datensicherheit und verfügbaren KPIs verglichen werden. Das hilft bei der Auswahl der passenden Software.
🔗 Planung konkreter Umfragen.
Eine Unterstützung durch ChatGPT kann den Umfrageprozess effizienter und effektiver gestalten, indem sie die Relevanz der Fragen verbessert und damit die Qualität der Antworten optimiert. Je besser die Frage, desto besser die Antwort.
🔗 Hilfestellung für Prozesse.
Ob zur Eruierung dringend notwendiger Schritte für den SOLL-Prozess oder zur Abschätzung von Risiken: Bei der Planung von SOLL-Prozessen und bei der Bewertung von IST-Prozessen ist ChatGPT als Sparring Partner gut geeignet.
🔗 Unterstützung bei Textarbeiten.
Texte können vorgeschrieben (zum Beispiel für E-Mails) und/oder nach Auswirkung, Problem, Ursache oder Nutzen & Ziele strukturiert werden. Auch die Textlänge kann angepasst werden. Einzelne Stichwörter können in ganze Sätze ausformuliert werden und umgekehrt.
🔗 Inspirationsquelle für Ideen.
Die KI liefert beispielsweise Vorschläge für Produktnamen & -beschreibungen, Projektnamen & -beschreibungen, Slogans, Marketingtexte für Website oder Social Media, Ansätze zu Nachhaltigkeit und Corporate Social Responsibility (CSR), Mitarbeiterengagement und -motivation und vieles mehr.
🔗 Vor- und Nachbereitung von Meetings.
Für Meetings eignet sich ChatGPT besonders zur Erstellung einer Agenda. Diese kann detailliert und individuell ausgegeben werden. Wie immer gilt – je genauer der Input, desto passender der Output.
Die KI wird die menschliche Intelligenz nicht ersetzen, sondern multiplizieren – wer das ablehnt, wird mittelfristig einen eindeutigen Wettbewerbsnachteil haben.
Konstantin Dreyer, Berater SHS
7 weitere Anwendungen, abseits von ChatGPT:
🔗 ChatPDF.
Mit diesem KI-basierten Tool kann eine PDF-Datei eingelesen werden, um anschließend Fragen an diese stellen zu können. Das ermöglicht eine schnelle Auswertung von langen PDF-Dokumenten:
🔗 DeepL.
DeepL steht für Deep Learning. Es handelt sich um ein Übersetzungsprogramm mit derzeit 31 Sprachen. Das Tool zeichnet sich nicht nur durch eine sehr gute Übersetzungsqualität in hoher Geschwindigkeit aus, sondern auch durch eine gleichzeitige KI-unterstützte Verbesserung der Textqualität. Auf Wunsch lassen sich auch Dateien (PDF, Word oder PowerPoint) übersetzen:
🔗 Grammarly.
Grammarly ist eine weit verbreitete und beliebte Schreib- und Grammatikprüfungsanwendung, welche einen eingegebenen Text sowohl auf die Rechtschreibung als auch qualitativ überprüft und bewertet. Die Anwendung verwendet maschinelles Lernen, um kontinuierlich dazuzulernen und sich an die Bedürfnisse ihrer Benutzer anzupassen. Beispiel SHS-Website-Text:
🔗 N2F.
N2F ist ein Softwaretool, mit welchem beispielsweise während einer Geschäftsreise ausgestellte Rechnungen, vollständig digitalisiert und mittels KI-basiertem Scanning ausgewertet werden können. Das Fehlerrisiko wird dadurch deutlich reduziert. Zum Beispiel werden Doppeleinreichungen sofort erkannt. Überschreiten die digitalen Spesen das Budget oder handelt es sich um nicht erstattungsfähige Kosten, so wird automatisch gewarnt.
🔗 Retresco.
Retresco stellt für die automatisierte Texterstellung seine Content Automation Plattform textengine.io zur Verfügung. Mit textengine.io lassen sich strukturierte Daten in kürzester Zeit in Texte mit starker Reichweite transformieren. Die KI-gestützte Plattform trägt zu einer effizienten Content-Generierung bei: Mit Features für kreativen und einzigartigen Output, linguistischer Analyse sowie automatischer Übersetzung in alle relevanten europäischen Sprachen. Klassische „Search Engine Optimization“ (SEO) kann hiermit automatisiert werden!
🔗 Microsoft Copilot.
Gespannt warteten alle auf den für 1. November angekündigten Produktivitäts-Booster von Microsoft. Mit dem Copiloten wird es nun möglich sein, Microsoft Teams Besprechungen strukturiert zusammenzufassen (inkl. direkter To-do Listen), Antworten in Outlook zu beschleunigen oder Präsentationen in PowerPoint auf ein neues Level zu heben. Derzeit würden nur etwa 10 % des Potenzials von Microsoft PowerPoint genutzt. Mit dem Copiloten sollen es 100 % werden.
Chatbots im Kundenservice.
KI-basierte Chatbots können den Kundenservice verbessern, indem sie Kundenanfragen mittels Templates sofort beantworten und, unter anderem, durch Verzweigung auf einen Self-Service auf Lösungsvorschläge hinweisen.
Einige Beispiele von Unternehmen, welche im Kundenservice auf ihrer Website Chatbots einsetzen: Velux Chatbot Austrian Airlines Chatbot A1 Chatbot
Unsere Meinung.
Berufe wandeln sich – angetrieben durch Innovation. Das war immer schon so. Es geschieht heute nur rasanter. Und die Aufgaben werden komplexer. Darum werden Fachkräfte weiterhin dringend benötigt, aber eben auch mit anderen Qualifikationen. Neue Fähigkeiten müssen erlernt werden, um richtig und sicher mit den neuen Technologien umzugehen. Und auch die Arbeitsweise muss angepasst werden. Denn durch den Einsatz von KI ändern sich die Arbeitsabläufe und -prozesse fundamental.
So viele Unsicherheiten durch den Einzug von Künstlicher Intelligenz in die Arbeitswelt auch entstehen, eines ist sicher: Mit ihr kann dem Mangel an qualifiziertem Personal – zum Teil – entgegengewirkt werden. Durch die Verlagerung von Routinetätigkeiten werden wertvolle Zeiten von Mitarbeitern für anspruchsvollere Arbeiten freigespielt. Und diese gewonnene Ressource kann und muss für weitere Produktivitätssteigerung genutzt werden.
Eine große Chance im internationalen Wettbewerb.
Wenn auch Sie Ihre Arbeitsabläufe und -prozesse für ein optimales Zusammenspiel von Mensch und neuer Technologie anpassen möchten: Unsere Kontaktdaten haben Sie ja.
