Sie sind einer der Auserwählten und stehen kurz vor der Implementierung oder dem Versionswechsel eines ERP-Systems? Dann nutzen Sie diese Veränderung als Chance, um die Standardisierung und Automatisierung Ihrer Prozesse zu verbessern und Ihre Organisation zukunftsfähig aufzustellen.
Unsere Kunden rufen uns gerne, um Ineffizienzen zu identifizieren und Prozessschwächen zu lösen, bevor sie ihre IT-Landschaft überarbeiten.
In diesem Newsletter erfahren Sie von uns, welche Fallstricke bei der Einführung von ERP-Systemen in der Praxis am häufigsten auftreten und wie Sie diesen Herausforderungen erfolgreich begegnen können. Noch detailliertere Informationen finden Sie in unserem Whitepaper zum Download am Ende des Artikels.
Wünsche.
Die Erwartungen an ein neues ERP-System sind hoch – die Wunschliste entsprechend lang:
- Integration möglichst vieler Geschäftsprozesse und -bereiche.
- Deutliche Erhöhung des Automatisierungsgrades.
- Nur noch eine „Single Source of Truth“ – ein zentraler (Single) Speicherort (Source) der korrekten Daten (Truth).
- Auswertungen und Kennzahlen in Echtzeit.
Realität.
Zahlreiche Fallstricke führen in der Praxis zu enormen Kosten- und Zeitüberschreitungen. Erwartungen werden nur teilweise bis wenig erfüllt. Die fehlende Akzeptanz der teils überforderten Mitarbeiter fördert erst recht wieder Prozesswildwuchs durch Workarounds und parallele Exceltools.
Die häufigsten Fallstricke bei der ERP-Einführung:
- Fehlende Prozessdokumentation.
Jetzt wird sie also doch noch gebraucht, die Dokumentation der Unternehmensprozesse! Diese ist sowohl für die Auswahl des am besten geeigneten ERP-Systems als auch für die Bestimmung des Individualisierungsbedarfs entscheidend. Sofern es überhaupt eine gibt, können Sie fast darauf wetten, dass diese
- veraltet,
- lückenhaft,
- zu grob und/oder
- wenig mit den Realitäten des Tagesgeschäfts zu tun hat.
Die Konsequenz: Bereits die Auswahl des ERP-Lieferanten kann auf falschen Annahmen bzw. Anforderungen beruhen. Zudem läuft man Gefahr, notwendige Individualisierungen am ERP-System nicht zu identifizieren (s. Punkt 3.1.)
- Mangelnde Optimierung der Prozesse vor der ERP-Einführung.
Die Geschäftsprozesse und das ERP-System sind eng miteinander verwoben – wird eine der beiden Komponenten überarbeitet, ist der Blick auf die andere unabdingbar.
Es ist eine vergebene Chance im Rahmen einer ERP-Einführung oder des Versionswechsels nicht auch die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse auf den Prüfstand zu stellen.
Zum einen verfestigt man so ineffiziente und ineffektive Prozesse, zum anderen ist das Optimieren der Geschäftsprozesse zu einem späteren Zeitpunkt deutlich aufwändiger und teurer. Um dies zu verhindern sind zukünftige Prozessanforderungen unbedingt als Entscheidungs- und Bewertungskriterium für die Lieferantenauswahl mit einzubeziehen.
- Der falsche Kompromiss aus Standardisierung und Individualisierung.
Es gilt: so wenig (Individualisierung) wie möglich, so viel wie nötig.
Ein ERP-System erfolgreich in ein Unternehmen zu integrieren, ist ein Balanceakt. Auf der einen Seite steht die Maximierung des Nutzens durch Individualisierung des ERP-Systems an die Anforderungen des Unternehmens. Auf der anderen Seite die Minimierung von Implementierungs- und Wartungskosten durch größtmögliche Nutzung der vorhandenen Standardfunktionen und -prozesse.
3.1 Der Haken an Standardisierung:
Der Versuch, die eigenen Geschäftsprozesse primär an die Standard-Prozesse des ERP-Systems anzupassen, führt zu ineffizienten Workarounds im Alltag und kann das Geschäftsmodell schwächen oder gar gefährden.
3.2. Der Haken an Individualisierung:
Je weiter man vom Standard des ERP-Systems abweicht, desto wartungsintensiver wird es. Und desto aufwändiger und teurer werden Updates und Versionswechsel. Man spricht hier von „technical debt“ – den technischen Schulden, die in Form von erhöhten Investitions-, Wartungs- und Aktualisierungsaufwänden zu „verzinsen“ sind.
Individualisieren Sie das ERP-System so wenig wie möglich – aber so viel wie nötig.
Moritz Moelle, Partner SHS
Dafür ist eine konsequente Kosten-Nutzen-Abwägung jeder Individualisierung nötig. Für diese braucht es Transparenz über die Prozesskosten und über die entstehenden Programmierungs- und Wartungsaufwände.
- Fehlende Einbindung der betroffenen Bereiche.
Neben den inhaltlichen und technischen Tücken einer ERP-Einführung, ist der häufigste Problemfaktor, die fehlende Einbeziehung der operativen Bereiche – also jedes betroffenen Nutzers außerhalb der IT (beispielsweise Außendienst, Einkäufer, Produktionsplaner oder Buchhalter).
ERP-Einführungen werden meist als IT-Projekte geführt, sind aber ein Wandel, welcher das ganze Unternehmen betrifft.
Clemens Satke, Geschäftsführer SHS
Denn die Einführung oder der Wechsel eines ERP-Systems bringt wesentliche Änderungen in den Arbeitsweisen der Nutzer mit sich:
- Von der rein optischen Veränderung der Eingabemasken,
- über die Automatisierung von Prozessschritten,
- bis hin zu neuen Anforderungen an die Datenqualität.
Werden die betroffenen Bereiche hier nicht der IT ebenbürtig eingebunden, besteht ein hohes Risiko, dass die neuen Prozesse nicht alltagstauglich sind und von den Nutzern nicht akzeptiert werden. Das kann aufwändige und schwer steuerbare Workarounds oder auch die Etablierung einer Schatten-IT zur Folge haben, bei der Anwendungen und Tools ohne Kenntnis der IT entwickelt oder eingeführt werden. Zudem verstärkt sich die ablehnende Haltung gegenüber Neuerungen, an deren Entstehung man nicht beteiligt war – und reduziert somit die Akzeptanz für Veränderung.
Zum ERP-Profi in 3, 2, 1.
Erhalten Sie in unserem unten angekündigten Whitepaper, noch mehr operative Tipps von SHS-Spezialisten.
Lesen Sie, wie der optimale Projektzugang die vorgestellten Fallstricke umgeht und eine effektive und effiziente ERP-Einführung sicherstellt.
Erfahren Sie außerdem, wie wir den ERP-Wechsel eines mittelständischen Automobilzulieferers nutzen konnten, um € 2,5 Mio. Potenzial in und neben den Prozessen zu identifizieren.
