KI: Das Rennen hat längst begonnen.
Die Frage, ob Unternehmen Künstliche Intelligenz nutzen sollten, stellt sich nicht mehr – sie ist überholt. Wer im heutigen Marktumfeld wettbewerbsfähig bleiben will, muss KI einsetzen, denn KI ist nicht mehr die Zukunft, sondern längst die Gegenwart. Prozesse werden schneller, Entscheidungen präziser. Es entstehen Chancen, die gestern noch unmöglich schienen.
Bei SHS sehen wir täglich, wie KI ganze Branchen umkrempelt. Unternehmen, die zögern, riskieren, den Anschluss zu verlieren. Unsere Empfehlung: Werden Sie jetzt aktiv, sonst überlassen Sie Ihren Mitbewerbern das Spielfeld.
In den folgenden Beispielen zeigen wir Ihnen, was heute in verschiedenen Branchen schon möglich ist – und warum es keine Ausreden mehr gibt.
Vom Auftragseingang bis zur Faktura: Wie KI die Prozesse optimiert.
Ist-Zustand: Der Prozess von der Anfrage bis zur Faktura ist meist durch manuelle Arbeitsschritte gekennzeichnet. Aufgaben wie die Angebotserstellung oder die Prüfung von Rechnungen sind zeitintensiv und fehleranfällig. Besonders wiederkehrende Tätigkeiten binden Ressourcen, die anderweitig produktiver genutzt werden könnten.
Soll-Zustand: KI erstellt das Angebot nach dem Auslesen von Kundenanfragen, gleicht Bestellungen mit Angeboten ab, legt den Kundenauftrag im ERP-System an und automatisiert die Rechnungserstellung. So werden Fehler minimiert und Abläufe beschleunigt. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Ergebnis: Unternehmen reduzieren die Bearbeitungszeit und gewinnen an Präzision – die Basis für schnellere Prozesse und zufriedene Kunden.
Effizienter Außendienst: KI optimiert die Routenplanung.
Ist-Zustand: Außendienstmitarbeiter verbringen bis zu 35 % ihrer Arbeitszeit auf der Straße. Oft fehlen Instrumente bei der Unterstützung der Tourenplanung, wodurch wertvolle Zeit ungenutzt bleibt. Bereits vorhandene Daten im CRM-System (Adressen, Zeit seit dem letzten Besuch, etc.) werden nicht aktiv genutzt, was zu ineffizienten Fahrten führt. Häufig entstehen sogenannte Sternfahrten, bei denen Mitarbeiter nach jedem Termin einen Zwischenstopp zuhause oder im Büro einlegen und dadurch wertvolle Kundenzeit verlieren. Zusätzlich ist die manuelle Übertragung neuer Kundendaten in das CRM-System fehleranfällig und zeitaufwendig.
Soll-Zustand: Die KI analysiert die Soll-Besuchsfrequenzen und plant Routen intelligent. Sie kombiniert Termine effizient, berücksichtigt mögliche Übernachtungen und sorgt für eine nahtlose Organisation. Zusätzlich werden Datenquellen verknüpft: Potenzielle Kunden, die kürzlich die Website besucht haben, können dynamisch in die Routenplanung integriert werden. Nach dem Kundentermin diktiert der Mitarbeiter den Besuchsbericht direkt in sein Smartphone, und die KI übernimmt diesen automatisch ins CRM. So wird nicht nur die Planung optimiert, sondern auch die Nachbereitung deutlich beschleunigt und präziser gestaltet.
Praxisbeispiel: Statt nach jedem Termin zurückzufahren, werden mehrere Kundenbesuche in einer Region geplant. Das Ergebnis? Zwei zusätzliche Termine pro Woche und eine Reduktion der Reisezeit. So bleibt mehr Zeit für den Kunden – die Produktivität und Effektivität steigt.
Rechnungsverarbeitung: Vom PDF direkt ins Banking.
Ist-Zustand: Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Übertragungsfehler, falsche Rechnungsnummern oder fehlende Bestellbezüge führen regelmäßig zu Verzögerungen.
Soll-Zustand: KI liest Rechnungsdaten automatisch aus, gleicht diese mit den Bestelldaten ab und wandelt sie in XML-Formate um. Nach einer Prüfung durch die KI wird die Rechnung direkt ins Online-Banking hochgeladen – zur finalen Freigabe durch den Mitarbeiter. Der Unterschied zur klassischen OCR (Optical Character Recognition)? Ein solches KI-Projekt ist viermal günstiger, erreicht eine Trefferquote von 90 % und wird in nur einem Monat umgesetzt.
Ergebnis: Manuelle Eingaben werden minimiert, Übertragungsfehler eliminiert und der gesamte Prozess beschleunigt.
Effizienz im Kundenservice: Weniger Routine, mehr Fokus auf den Kunden.
Ist-Zustand: Im First-Level-Support dominieren Routineaufgaben. Die manuelle Bearbeitung von E-Mail-Anfragen führt zu Verzögerungen, einer erhöhten Fehlerquote und weniger Kapazitäten für komplexe Kundenanliegen.
Soll-Zustand: KI sichtet eingehende Anfragen, kategorisiert diese und erstellt Antwortentwürfe. Routineaufgaben, wie die Bearbeitung einfacher Anfragen, werden automatisiert.
Ergebnis: Der Bearbeitungsaufwand der E-Mails sinkt um mindestens 40 % bei gleichzeitiger und deutlicher Reduktion der Fehlerquote. Mitarbeiter können sich auf anspruchsvollere Kundenanliegen konzentrieren und der Kundenservice wird spürbar schneller und verbessert.
Warum jetzt?
KI ist längst nicht mehr die Technik von morgen – sie ist das Werkzeug, das Unternehmen jetzt nutzen müssen, um weiterzukommen. Die Frage ist also nicht, ob KI eingesetzt werden sollte, sondern wie. Unternehmen, die KI gezielt einsetzen, arbeiten schneller, agieren klüger und bleiben der Konkurrenz einen Schritt voraus.
KI ist keine Option – sie ist der Standard. Alles andere ist Rückstand.
Clemens Satke, Geschäftsführer SHS
Jede Veränderung beginnt bei Ihnen als Führungskraft. Sie müssen Offenheit für neue Möglichkeiten zeigen, um zu inspirieren.
Unser Ansatz bei SHS: KI sinnvoll einsetzen
Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen die Bereiche, in denen KI den größten Nutzen bringt. Ob in der Routenplanung, im Innendienst, im Kundenservice oder bei der Rechnungsbearbeitung: Unsere Lösungen schaffen handfesten Mehrwert.
Die Zukunft wartet nicht, warten Sie?
